社会人1年目を通して感じた、仕事ができる上司と仕事ができない私の違い10選

社会人1年目では、「新人」として誰もが扱ってくれるため、少々のミスや失敗は大目に見てくれます。

しかし、2年目ともなると1年目と同じように周りは見てくれません。

　

「もう2年目なのに」

「去年も言ったのに」

そう周りに思われているのではないか…と不安になることもあると思います。

私も何度そう思ったことか。

実際、2年目になったからと言って、劇的に仕事ができるようになったわけではないのです。

　

そこで今回は、私の周りにいる「仕事ができる上司」と、「仕事ができない社会人2年目の私」を比較して、その違い10選をまとめてみました！

自分や、周りの仕事仲間と共通する部分もあるのではないでしょうか。

　

ちなみに私は普通の会社員です。

ほかの職に就いたことはありませんが、

• クライアントとの会議
• メールや書類のチェック
• 電話対応

などなど、どの職種にも当てはまる仕事内容です。

　

こんな方にお勧めの内容となっています。

私の実体験を「反面教師」として、参考にしていただければ幸いです。

　

【仕事の進め方】上司と私の違い10選

まず、実際に私がこの1年で感じた、「仕事ができる上司」と「社会人2年目に突入した私」との違いです。

ひとつづつ解説していきます！

　

机の上は常に整理整頓

仕事ができる人はみんな、机の上がきれいです。

机には、その時の仕事をするのに必要な書類と、パソコンだけ。

入社したころは「性格の違いかな？」くらいに軽く考えていました。

でも、あるとき職場を見渡した際に気が付きました。

いわゆる「仕事ができる人」と周知されている人は、みんな机がきれいだったんです。

　

机が汚い人に見られること

机の上が整理整頓されていない、（私のような）人の仕事風景として、こんなことがあげられます。

はっきり言って、いいことは一つもないですね。

当てはまる人は今すぐに改善しましょう。

時間で区切って仕事をする

仕事ができる人は、

といったように、ある程度その日の仕事のスケジュールを決めています。

そして、この時間はこの仕事を、と決めたらそれ以外の仕事には手をつけません（緊急を除く）。

こうすることで、「あれもこれもやらなきゃ…」と焦る必要がなく、一つのことに絞って処理することで結果的に作業効率が上がります。

　

一度に複数のことを処理しようとすると

世の中には、「マルチタスク」が得意な人がいます。

マルチタスクとは、複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行すること

マイナビ・ウーマン

このような人にとっては、たとえば

なんてことも容易いのかもしれません。

　

しかし、マルチタスクが苦手な人や、社会人2年目の私など、まだ仕事に慣れていない人にとっては、複数の業務を同時にこなすことはむしろ非効率です。

その日にやるべきことを書き出し、確実に上からひとつづつこなしていくほうが何倍も効率的に作業を進めることができます。

　

期限に余裕をもって回答

職場内でアンケートを実施する場合、まとめて回答を提出するまでの期限が設定されていたとします。

その回答期限をアンケートの回答期限に設定してしまうと、回答をまとめる時間が無くなってしまいます。

なので、最終的な回答よりも最低3日以上は期間を開けて、アンケートの回答期限を設定することが重要です。

また、回答には管理職（課長や部長）の確認も必要といった場合には、さらに余裕をもってアンケートの回答期限を設定する必要があります。

　

すぐやる

仕事ができる人は、仕事をこなすスピードが本当に早いです。

ついさっき連絡がきたのに、30分後には処理していることもあります。

　

仕事をたくさんため込んでしまうと、たとえそれがすぐに終わる案件だとしても気持ちが追い込まれてしまいます。

例えば、提出書類のチェックや簡単なメールの返信など。

1日のうちに、細かい仕事をこなす時間を1時間でも設けることで、気持ちにも余裕が生まれ、仕事のパフォーマンスも向上します。

　

それに、メールの返信が遅くなった場合、たとえそれが重要度の低いメールだとしても相手からの信頼度が小さくなってしまいます。

相手に「仕事ができる人」と思わせるには、メールや書類の回答をその日のうちにすることが重要です。

　

伝言メモを作るときは要点をまとめて

仕事ができる人は、相手への伝え方も上手です。

新人の時は、言われたことすべてをメモしている方も多いのではないでしょうか。（かく言う私もその一人）

　

電話対応「伝言」

クライアントから上司宛の電話を取った際に、伝言を受けたとします。

言われたことすべてをメモした付箋をそのまま机に貼ってしまうと、内容は長いのに、大事なことはこの1文、なんてことも。

　

例えば、上司宛にこんな電話を受けたとします。

ここで重要なのは、

• 昨日の会議で言われていた〇〇の件
• 本社で商品を試験的に取り入れる
• 詳細をメールしている

この3つです。これを

と書けば、要点だけに絞れて一瞬で言いたい内容が理解できます。

メールに詳細が書かれているので、伝言に具体例をかく必要はありません。

　

☆伝言で必ず確認すること☆

• 誰からの電話か（会社名、担当者の名前）
• 連絡先

この2点を確認することで、万一伝言の内容に不備があったとしても確認することができます。

　

共有フォルダで無駄なく情報共有

共有フォルダとは、職場内の誰もが確認できるフォルダのことです。

仕事ができる人は、職場内で周知してほしい情報の取り扱いが上手です。

　

例えば、クライアントと重要なやり取りをした場合、自分の個人フォルダにだけ会議資料や進捗状況のデータなどをまとめたとします。

これではほかの人がその情報にたどり着くことができず、かならず自分を経由して情報を得なくてはいけません。

共有フォルダに保管することで、「検索機能」で自分以外の人でも簡単にファイルを確認できます。

　

また、急な移動や、長期の休暇が必要になった場合も、共有フォルダは役立ちます。

個人フォルダにすべての情報をまとめた場合だと、それらの情報を一度取り出し、後継者に提供しなくてはいけません。

しかし、この手間は引き継ぎたい重要な資料を「共有フォルダ」に保管することで解消されます。

　

※共有フォルダにファイルを保管する際は、検索でヒットしやすいようにファイルの内容が一目でわかるタイトル付けをすることが重要です。

　

退勤時間を事前に決めて、まもる

仕事ができない人ほど、時間にルーズです。

退勤時間を決めずだらだらと仕事をしたとき、長時間働いて仕事をした気にはなりますが、生産性は少ないのです。

　

仕事ができる人は、「今日は19時まで」と決めることで、それまでに仕事を終わらせようと集中して取り組みます。

パソコンの「付箋機能」を活用

紙の付箋に進行中の案件をかきだしたとします。

それら全てを1日で処理できれば良いですが、中には1，2週間かかる案件も。

そんな時、紙の付箋だと「ほかの項目は消えているのに、これだけ終わっていない」ため、はがすことができません。

一方パソコンの付箋機能を使うと、処理済は消すことができるので未処理のものだけ一目で確認することができます。

　

もう1つ、パソコンの付箋機能のメリットとして、

これも重要です。

よくパソコンの画面のふちに何枚も付箋を貼り、「パソコンがお花状態」になっている人がいます。

付箋機能を使うことで、見た目もすっきりです。

　

手持ち資料も見やすく整理

仕事ができる人は、自分用に資料をまとめています。

必要な資料がどこにあるかを把握しているので、質問や相談をしたとき、パッと資料を取り出して解説できるのです。

そうじゃない人は、資料の保管場所があいまいなため、自分が探すときも、人に見せるときも「資料を探す時間」がまず必要になってしまうのです。

　

クライアントにもメリットのある条件を提示

これは、なかなか経験の浅い新人には難しいのですが…

仕事ができる人は、無理に自分たちにのみメリットがある条件を相手方に提示するのではありません。

いくらか妥協する点はあるものの、お互いにメリットがある最善の条件を提示することで今後の関係が悪化しないように配慮します。

　

もちろん、私はこのようなテクニックは持ち合わせていません。

上司の仕事風景を見ながら、学ぶしかないと思っています。

まとめ

「仕事ができる上司」と「社会人2年目に突入した私」の違いは以下の通りです。

　

自分の仕事の進め方がよいのか疑問に思っている人

これから社会人になるので、早く仕事をこなす方法を知りたい人

　

こんな方たちにとって、参考になればうれしいです。

　

ぴょんす