【実践】仕事での整理整頓でパフォーマンスアップ！社会人1年目にやったこと。

「仕事が進まない」

「やることが多すぎてどれから手を付けたらいいのか…」

「あの資料、どこへ置いたっけ？」

　

こんにちは、社会人1年目のぴょんすです。

これらはこの1年、私がリアルに思い悩んでいたことです。

同じようなことで悩んでいる人も、多いのではないでしょうか。

　

残業を減らして私生活を充実させたい！！！！

ずっとそう思っていました。

　

そこでまずは、整理することから始めてみました。

実践前を知りたい方はこちらも読んでみてください。

　

整理することは、慣れないうちは難しいですが、一度置き場所を決めてしまえばあとは機械的に割り振るだけなので実はとっても簡単です。　

今日からすぐに取り組めることなので、ぜひ読んでみてください！

　

整理した結果～半月目レポート～

前回の記事で紹介した通り、私の机周りは使わない資料や後回しにした案件が積み重なっていました。

これらを整理した結果、

机上が整理されたことにより、仕事のパフォーマンスが大幅にアップしたんです！

　

具体的には…

　

実践内容

この半月の間にやったことは以下の4つ

ひとつづつ紹介していきます。

　

長期間机上に放置されていた「今整理しなくてもいい資料」の整理

以前の私の机はこんな感じ。

パソコンの両側にファイルを置いており、それによって机の「作業ができるスペース」は1/2になっていました。

資料を整理し両サイドの資料をなくしたことで、体感で机が2倍の大きさに。

　

猫背気味に縮こまって仕事をする状況から抜け出し、

さらに机を広く使うことで、その分圧迫感がなくなり疲れにくくもなりました。

　

データ化済みの紙資料の処分

時代はペーパーレス。

しかし私の会社では、「ペーパーレスを進めよう！！」と言っている割にまだまだ紙資料が主流です。

そこで、紙資料の整理では　

• すでにパソコンにデータがあり、いつでも取り出せる状態の資料については、すべて処分
• いつか必要になるものでも、すぐに使用する予定がないものはスキャンしてpdfで管理

こうすることで、最悪必要となっても問題ありません。

必要となれば、コピーするか、メールで送信すればいいんです。

　

フォルダ内の整理

まず、フォルダとファイルの違いを少しご説明します。

ファイルはパソコンに保存されているデータそのものであり、画像ファイルやテキストファイルなどのデータファイルやプログラムファイルすべてが「ファイル」に該当します。
一方フォルダは、ファイルを収納するための「箱」や「バインダー」のようなものです。

パソコン博士の知恵袋

データ管理では、常にフォルダの中にファイルが振り分けられています。　

　

データ化済みの紙資料の処分と同時進行していたフォルダ内の整理。

　

紙資料はかさばり、ほしい資料を探しやすい資料にするためにはきれいにファイリングする必要があります。

慣れていない人にとっては非常に時間と手間のかかる作業が必要です。

　

一方データで管理するときは、

一見紙資料と振り分け方は同じですが、データとしてファイルを振り分けることで「手を動かす手間」が格段に減ります。

さらにデータ管理の便利なポイントは「検索ができる」ということ。

「どこに資料を入れたっけ？」と思っても、すぐに探し出すことができます。

そのため、内容を押さえたタイトル名をつけることが重要です。

　

意識を変える

正直、これが一番効果ありです。

今までは机の上にある書類、通知が表示されたメールなど、目につく情報はその都度確認していました。

そして

「期限が先だからあと」「上司に確認しないとわからない」「時間がかかるからあと」

といった感じで振り分けていました。

結果、ずっと机の上にあり、また次の日も確認し手同じことを繰り返す、「やらなくてもいい作業」を増やしていたんです。

　
メールの通知が来たら「今開く必要があるのか？」

資料をデータ化したら「どのフォルダに保存すれば次回使いやすいか？」

机の上に資料がたまっていたら「使わない資料が残っていないか？」

そう問いかけるように意識することで、「やらなくてもいい作業」が少しずつ減っていきました。

　

まとめ

仕事ができる人になるために、まず実践したことは以下の4つ。

その結果、

　

もちろん、完璧に整理整頓ができて、仕事のパフォーマンスが最大になった！なんてことはありません。

今でも、メールの通知が来るとつい開いてしまったり、気づいたら机の両側に資料がたまったりすることが多々あります。

これらが習慣となるまで、続けることが大事です。

　

ぴょんす