社会人になって日が浅い人には、毎日のように「わからないこと」が出現します。
わからないことがあるとき、その都度上司に質問していませんか？
私もついこの間まで、一日に何度も質問をしていました。
でも、これでは相手の「仕事をする時間」を大幅に削ってしまうんです。
今回は、質問する相手にも、自分にもメリットになる質問法をご紹介します。
私が実際に社会人1年目を経験したなかで、
「あの時、こうやって質問していたらもっと成長できていたな」
と感じたことをまとめたので、ぜひ参考にしてみてください！
質問には2種類ある
まず、日々の仕事に関する質問には2つの種類があることを知りましょう。
- すぐに聞いてもいい質問
- まとめて聞いたほうがいい質問
この2つはそれぞれ、質問の仕方が異なります。
すぐに聞いてもいい質問
すぐに質問をすべき場面は、こんな時です。
「スタートの時点でわからないことがあり、仕事が全く進まないとき」
仕事が全く進まないのに質問をすることを躊躇していては、いつまでも仕事は終わらず気持ちの面でも追い込まれてしまいます。
まとめて聞いたほうがいい質問
まとめて質問をすべき場面は、こんな時です。
「一つの業務の中でいくつもわからないことがあるとき。ただし、仕事は進めることができる場合」
こんな時は、まずはざっくりと自分のわかる範囲で仕事を勧めます。
わからないことがあれば、その都度「上司に聞くことリスト」に書き出して、1～2日おきぐらいのペースでまとめて上司に質問しましょう。
仕事が始まって日がたつにつれて、「まとめて聞いたほうがいい質問」を行う場面は増えていきます。
それは、日々の仕事で自分が成長し、わかる範囲が増えているからです。
入社したての時は何もかもわからず、なんでも上司に聞くべき時であり、それを周りも理解しています。
その期間を最大に利用して、ある程度仕事の流れがわかってきたら「まとめて質問をする」ことにシフトしていきましょう。
まとめて質問することは、相手にも自分にもメリットとなる
メリットには、これらがあげられます。
- 質問対応にかかる時間を最小限に抑えられる
- 仕事にメリハリがつく
- 質問をリストアップすると自分だけで解決できることがある
ひとつづつ解説します。
■質問対応にかかる時間を最小限に抑えられる
自分が質問している間、相手の「仕事をする時間」は削られています。
わからないところが出るたびに上司に確認していては、相手は手をいちいち止めないといけません。
相手の立場になってみても、仕事中に何度も声をかけられては仕事に集中できず、無意識に身構えてしまうことでしょう。
質問をまとめて行うことで、相手にとってそれ以外の時間は「仕事に集中できる時間」となり、生産性も上がるのです。
■仕事にメリハリがつく
質問をする時間と、その他の仕事をする時間にはっきりと区別することで、だらだらと何度も質問をするよりも仕事にメリハリをつけることができます。
■質問をリストアップすると自分だけで解決できることがある
リストアップすることで、いつでも「自分のわからないこと」を可視化することができます。
それにより、わかるところを進めていると、ふと「この方法が使えるのでは？」なんてことがあったりするのです。
さらに、初めはわからなくても少し時間をおいて再度確認してみたら進め方が思いつくことも。
自分だけで解決できると、自信もつきます。
また、上司に質問する数を減らすために（苦手な上司ならなおさら）簡単そうなものは自分で解決しようとするので、不思議と「自分で解決する力」もついているわけです。
質問をするときのポイント
ポイントは以下の通りです。
ポイント
- 質問は簡潔に、具体的に伝える
例）ここまでは理解できたが、ここからがわからない
資料を見て自分なりにやってみたが、進め方はこれであっているか - わからないところがどこか、資料があれば手元に用意し、すぐに確認できる状態にする
- 事前に上司に都合を聞き、大体どれくらい時間がかかるかを伝えておく
注意すべきはたった一つのこと
質問をするうえで注意すべきことはたった一つ。
すぐに回答を求めず、自分で一度考えてみる
これをすることで、上司からの印象も、自分の成長スピードも格段に向上します。
社会人1，2年目では、
二度手間になりたくないし、無駄なく業務を勧めたいからなんでも初めから質問！
こんな勢いでバンバン質問をしがちです。
もちろん、仕事が始まって数か月は全くわからないことだらけなので、すぐ質問するべきです。
しかし、ずっとこんな勢いで質問し続けていると、次回のための応用力は全くつきません
（応用力：次回似た仕事内容を受けた際にこなせる能力）
今の仕事をこなすために、どんな手順を追って解決するのか
参考にできる資料はどこにあって、過去の人はどのように仕事をこなしていたのか
この部分を理解することで、自分でこなせる仕事の幅は格段に広がります。
まとめ
今回のまとめはこんな感じです。
質問には「すぐに聞いていい質問」と「まとめて聞くべき質問」の2種類がある
■質問をするときのポイント
- 質問は簡潔に、具体的に伝える
- わからないところがどこか、資料があれば手元に用意し、すぐに確認できる状態にする
- 事前に上司に都合を聞き、大体どれくらい時間がかかるかを伝えておく
■注意点
質問をするときはすぐに回答を求めず、自分で一度考えてみる
相手にも、自分にもメリットとなる質問の仕方を心がけて、周りと差をつけちゃいましょう！
おまけ：ぴょんすの体験談
つい先日、私が体験したちょっとお恥ずかしい話をご紹介します。
現在私は、約1か月ほどの期間をかけて計画書を作成している真っ最中です。
計画書の作成は今回が初めてで、歴代の方が作っているものを参考にちょっとづつ進めてはいたのですが、やはりわからない部分もたくさんあります。
初めの頃は30分おきくらいに、上司にわからないことを確認していました。
そして知らないうちにわからないことができたらすぐに上司に答えを求める習慣が染みついていたのです。
なので、「あ、これわからない」と思ったら深く調べることもせず、質問していました。
そんな質問を繰り返していたので、ついには上司から「ちゃんと調べた？」とか、「また質問？」と言われてしまったのです。
同時期、上司がちょうど忙しい時期であったこともあり、たびたび質問をしてくる私はさぞうっとおしかったことでしょう…
なので、「質問はまとめて一度にします！」と宣言し、その日から質問事項をリストアップするようにしてみました。
先日、さすがに質問したいことが増えてきたので、一度すべて解決するために質問時間をセッティング。
事前に上司のアポを取っていたこともあって、とってもスムーズに質問会は終了しました！
以上、質問をしまくってウザがられたまでの経緯と、それを改善した結果の体験談でした笑
ぴょんす
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